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引言

檔案管理是企業管理的重要組成部分,尤其對于工程建筑等相關企業,檔案不僅能夠反映工程建設的全過程建設、管理等活動,還可以為日后工程審計檢查、責任追溯、技改大修提供可靠依據。因此,檔案管理工作有著重要意義,而傳統的檔案整理模式費時費力,已不能滿足當今信息化社會生產活動的需求。

1檔案管理現狀及問題

目前,大部分企業已經形成了紙質檔案和電子化檔案同步管理的模式,極大地方便了檔案的查閱和保存。但是,在檔案形成、組卷等整理工作中,仍采用較為傳統的方式,即安排專門的資料員,集中對資料進行整理和歸集。檔案整理工作需要運用剪刀、裁紙刀、打孔機、印章、訂書機等一系列工具,整理工作的每一步都需要相應工具,而工具繁多且易于丟失,同時還需要較大的辦公場地,定期更換、保養相關工具,不僅提高了檔案整理與管理成本,還會影響檔案整理效率的提升。

2改進方法

文檔整理工作的難題之一就是工具多、占地大,需要的人手也多,這就急需一種集成化、一體化的文檔整理工作臺,將工具整合到一起,化繁為簡,將工作變得簡單易行。針對上述情況,為改進文檔整理過程的操作便捷性,創建了文檔整理用一體化操作臺,其結構設計如圖1所示,旨在用機器代替一部分人力。

2一置物板;11一水平臺;12一臺座;31一電缸;33一孔;34一抽是;

35一打孔開關;41一滑軌;42一支座;43一伸縮架;44一齒輪;

46一齒條;47一印章;48一蓋章開關;51一刀片;52一蓋子;53一線輪.

圖1檔案整理操作臺結構設計

該平臺設有水平臺和位于水平臺左側的臺座,臺座呈放倒的U形:水平臺的平面上設有用于放置文檔的置物板,臺座上設有打孔機構和印樣機構:打孔機構包括數個針頭和至少一個用于驅動針頭伸縮打孔的電缸:印樣機構包括印章、用于帶動印章上下印樣動作的傳動組件和用于安裝傳動組件的支座。

(1）針頭采用丁字形,針頭的針帽均可拆卸設在壓板中,壓板與電缸連接,針頭的針桿上套裝有彈簧。針頭與壓板可拆卸連接,選用卡槽卡接、螺紋連接等形式,能根據需要控制針頭彈簧的數量。為了避免針頭長時間高強度打孔動作導致連接失效脫開壓板,設置彈簧協助針頭及時回縮,避免針頭卡住文件。臺座下部設有抽屜和數個孔,孔一一正對針頭布置,抽屜設在孔的下方以盛放打孔時落下的紙屑。

(2）伸縮架采用呈倒放的L形,伸縮架的下端插接在支座內且伸出高度可調,伸縮架上方的橫梁可伸縮調節,伸縮架橫梁端部上設有齒輪、齒條和電機,齒條下端安裝可拆卸的印章。伸縮架與支座之間通過螺栓定位緊固,伸縮架橫梁的伸縮調節以及印章的安裝也通過螺栓定位緊固,十分方便。電機采用步進伺服電機,能夠配合操作人員的動作精確設定正反轉,從而保證印章的清晰度不受影響。

(3）臺座上設有滑道,支座下端設在滑道內?；涝O置成燕尾槽形,其總長度不超過臺座的長度,可以根據需要實現定位印樣,滿足不同部位的蓋章需求:臺座上還設有用于放線的線輪和用于割線的刀片。

(4）刀片可折疊安裝在臺座的正面凹槽處,該凹槽卡接有蓋子,便于打孔后用線將文檔裝訂在一起,刀片可利用現有便攜折疊刀的連接結構安裝在臺座上,蓋子可以避免刀片傷人。當刀片在使用狀態時也可卡到凹槽內以輔助支撐,避免割線時用力過大刀片回彈折疊起來。

本操作臺的使用方法簡單明了,只需將文檔放于置物板上,調節伸縮架在支座內的豎直高度以及橫向伸縮距離,準確調整到所需印樣的位置,按動印章開關,在文檔上蓋上所需印章。蓋章完畢后,關閉印章開關。按下電缸開關,電缸伸縮,可完成文檔自動打孔,廢紙屑落入抽屜中。用刀片在線輪上裁減所需長度的裝訂線,將文檔在打孔位置上裝訂,至此完成了文檔整理的蓋章、打孔、裁線工作。

本操作臺的目的是將可部分勞動力解放出來,用電動代替手動,提高工作效率,縮短文檔整理時間,以一體化方式集成所有的工具,減少操作空間,從時間、空間上簡化文檔整理過程。

3實際意義

檔案整理工作是一項時間長,人員需認真、細致的工作,在當今的信息時代,檔案整理工作方式向著簡約化智能化信息化方向發展,利用最少的人力完成工作任務。檔案整理用一體化操作臺將打破傳統檔案整理方式,在以往的檔案整理工作中,需要至少3～5人分工合作,每人負責不同的步驟依次進行,花費大量時間,而該裝置將部分流程步驟進行自動化設計,采用自動打孔、定位印樣等功能,改變了人工蓋章、打孔穿線的方式,節省了人力空間時間,文檔整理工作不再需要占用大量資源,能高效處理各種文檔,做到"多、快、好、省",提升了檔案整理的工作效率。

4結語

檔案是企業管理工作的依據,檔案管理對于企業發展具有重要作用。本文通過對檔案管理工作現狀進行分析,在結合筆者工作經驗的基礎上,設計了一種專用于檔案整理的一體化操作臺,能夠進一步規范操作人員檔案整理的流程,提高檔案整理效率。