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在很多時候、很多單位，一些重要的文件，象保險單、法律文件及合同等，這些文件的管理、使用是非常重要，一旦遺失，后果嚴重。當這些文件很多時，一旦要使用某份文件時，查找起來也很麻煩。據(jù)此，我公司使用RFID技術(shù)，開發(fā)了PDA文檔追蹤管理系統(tǒng)，來幫助用戶來提高管理、使用這些重要的文件的能力。 

一、  基本系統(tǒng)的概述 

RFID的全稱是Radio Frequency IDentification，即無線射頻標識，這是一種可以替換現(xiàn)有傳統(tǒng)條形碼的技術(shù)，它通過非接觸和非線性可見的方式來傳送標識資料，以達到身份識別的目的。在動物跟蹤、防盜系統(tǒng)、門禁管理、停車場管理、自動生產(chǎn)線、物料管理等已有20多年的應(yīng)用歷史。RFID標簽實際上是一帶有芯片和天線的標簽，它利用電磁波，以非接觸、無視覺、高可靠的方式，傳遞特定識別信息。 

    本系統(tǒng)就是利用RFID標簽的以上特點來實現(xiàn)的，為了更快的搜找、查尋文檔，為了對一些重要的文檔在工作中做到必要的追蹤，在每一個文檔中都將附著（粘帖）一個含有唯一編碼和相關(guān)信息的RFID標簽。利用PDA來讀寫這些標簽上的內(nèi)容，由于PDA內(nèi)置有數(shù)據(jù)庫，因此可以將這些文檔的種類、訂立日期、有效期、保密等級、相關(guān)人員、主要內(nèi)容及追蹤編碼等一起輸入到數(shù)據(jù)庫中。隨著時間的推移，數(shù)據(jù)庫還能夠有效記錄每一個檔案的借閱、閱讀人員情況和使用情況。 

如上所述，PDA內(nèi)置有數(shù)據(jù)庫，同時能有效的讀寫RFID，因此他具有以下幾個主要功能和特點： 

1、在PDA上建立新的文檔信息，并且能編輯、修改和刪除文檔； 

2、可以用有多種方式在數(shù)據(jù)庫中快速搜索所需文檔、資料； 

3、利用PDA讀取粘帖在文檔上的RFID芯片，來快速搜找、查尋文檔，且可以同時搜找、查尋多份文檔；避免一份份翻找，提高效率； 

4、在PDA上建立、查看檔案的借閱、閱讀人員情況和使用情況。 

5、系統(tǒng)可方便的擴展與升級。 

6、由于整個系統(tǒng)是建立在PDA上，因此體積小，重量輕，便于攜帶，方便使用；同時具有成本優(yōu)勢。 

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二、   擴展系統(tǒng) 

對于具有很多很多文檔的單位，尤其是文檔具有高度保密的單位，可以使用本套系統(tǒng)的擴展系統(tǒng)，在進出的門上安裝一天線門，且PDA上的數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)與計算機上的數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)同步，這樣即可以有效防止文檔被偷被盜，同時也更方便文檔的有效管理。
 

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